Obrigacao Legal de Conservacao de Documentos
Em Portugal, todas as empresas e empresarios em nome individual com contabilidade organizada estao obrigados por lei a conservar os seus documentos contabilisticos e fiscais durante periodos minimos bem definidos. Esta obrigacao decorre de duas fontes legais principais:
- Codigo Comercial (artigo 40.o) — obriga os comerciantes a arquivar a correspondencia, documentacao e livros de escrituracao durante um periodo minimo de 10 anos, contados a partir da data do ultimo registo neles efetuado.
- Lei Geral Tributaria (artigo 123.o) — impoe a obrigacao de conservar em boa ordem todos os livros, registos contabilisticos e respetivos documentos de suporte durante o prazo de 10 anos, salvo disposicao especial em contrario.
Estes prazos aplicam-se tanto a documentos em suporte fisico (papel) como digital. O tecnico de contabilidade responsavel deve assegurar que a empresa cumpre rigorosamente estas obrigacoes.
Regra Geral: 10 Anos para Documentos Fiscais
A regra base e simples: todos os documentos com relevancia fiscal devem ser guardados durante pelo menos 10 anos. Este prazo e contado a partir do final do ano em que ocorreu o facto tributario. Por exemplo, uma fatura emitida em marco de 2025 deve ser conservada ate, no minimo, 31 de dezembro de 2035.
Contudo, existem situacoes especificas em que o prazo pode ser superior, como veremos na tabela abaixo.
Tabela de Prazos por Tipo de Documento
| Tipo de Documento | Prazo Minimo | Observacoes |
|---|---|---|
| Faturas emitidas e recebidas | 10 anos | Art. 52.o CIVA e art. 123.o LGT |
| Livros de contabilidade (Razao, Diario) | 10 anos | Apos o ultimo registo (art. 40.o CCom) |
| Balancetes e demonstracoes financeiras | 10 anos | Incluindo balancos e DR |
| Folhas de salario e recibos de vencimento | 10 anos | Recomendavel manter mais tempo para efeitos de SS |
| Contratos (prestacao servicos, trabalho) | 10+ anos | Guardar enquanto produzirem efeitos + 10 anos |
| Declaracoes fiscais (IRS, IRC, IVA) | 10 anos | Incluindo anexos e comprovativos |
| Comprovativos de IVA (deducoes) | 12 anos | Prazo de caducidade alargado (art. 52.o CIVA) |
| Documentos relativos a imoveis | 15+ anos | Escrituras, IMT — guardar enquanto for proprietario + 10 anos |
| Ficheiro SAF-T (PT) | 10 anos | Obrigatorio em formato digital |
| Registos de inventarios | 10 anos | Art. 123.o LGT |
| Documentacao de precos de transferencia | 10 anos | Obrigatoria para grupos empresariais |
| Correspondencia comercial relevante | 10 anos | Art. 40.o Codigo Comercial |
Arquivo Digital vs. Arquivo Fisico
A legislacao portuguesa permite a conservacao de documentos em formato digital, desde que sejam cumpridos determinados requisitos:
- Legibilidade — os documentos devem ser reproduziveis de forma legivel durante todo o periodo de conservacao.
- Integridade — deve ser garantida a integridade da informacao, sem possibilidade de adulteracao.
- Acessibilidade — os documentos devem estar acessiveis para consulta pela Autoridade Tributaria quando solicitados.
Arquivo Digital Certificado
Para empresas que pretendam substituir integralmente o arquivo fisico pelo digital, e necessario utilizar um sistema de arquivo digital certificado. Este sistema deve garantir a assinatura digital qualificada dos documentos e um selo temporal que comprove a data de arquivo. Empresas que utilizam software de faturacao certificado pela AT ja beneficiam de parte destas funcionalidades.
A digitalizacao de documentos originais em papel e aceite pela AT desde que o processo cumpra os requisitos do Decreto-Lei n.o 28/2019, que regulamenta a faturacao eletronica e o arquivo digital em Portugal.
Obrigacoes SAF-T
O ficheiro SAF-T (PT) — Standard Audit File for Tax Purposes — e um ficheiro XML normalizado que contem toda a informacao contabilistica e fiscal da empresa. E obrigatorio para todas as entidades com contabilidade organizada.
- SAF-T de faturacao — deve ser submetido mensalmente no Portal das Financas (comunicacao de faturas).
- SAF-T de contabilidade — pode ser solicitado pela AT em caso de inspecao. Deve estar sempre disponivel e atualizado.
O ficheiro SAF-T e exportado diretamente do software de contabilidade e deve ser conservado durante o mesmo prazo dos restantes documentos (10 anos). Todos os movimentos registados no razao contabilistico sao refletidos neste ficheiro.
Penalidades por Incumprimento (Coimas AT)
As penalidades previstas no Regime Geral das Infracoes Tributarias (RGIT) incluem:
- Falta de conservacao de documentos — coima entre 150 EUR e 7 500 EUR (pessoas coletivas). Para pessoas singulares, entre 75 EUR e 3 750 EUR.
- Falta de apresentacao de documentos a AT — coima entre 300 EUR e 7 500 EUR, podendo ser agravada em caso de reincidencia.
- Falsificacao ou viciacao de documentos — constitui crime fiscal, punivel com pena de prisao ate 3 anos ou multa ate 360 dias.
Para alem das coimas, a falta de documentacao pode levar a AT a efetuar correcoes tecnicas a materia coletavel, ou seja, a administracao fiscal pode estimar rendimentos e aplicar imposto adicional com base em presuncoes.
Dicas para Organizar o Arquivo Contabilistico
Uma boa organizacao documental facilita o trabalho do tecnico de contabilidade e protege a empresa em caso de fiscalizacao:
- Organize por ano fiscal e tipo — crie pastas separadas para cada exercicio, subdivididas em: faturas de compra, faturas de venda, documentos bancarios, folhas de salario, declaracoes fiscais.
- Numere sequencialmente — cada documento deve ter um numero que corresponda ao registo no razao contabilistico.
- Faca backups regulares — se utiliza arquivo digital, mantenha copias em pelo menos dois suportes diferentes (servidor + cloud).
- Crie um calendario de expurgacao — apos ultrapassar o prazo legal, pode destruir documentos. Registe a data de destruicao.
- Proteja dados pessoais — documentos com dados de trabalhadores estao sujeitos ao RGPD. Garanta acesso restrito e destruicao segura.
- Mantenha o SAF-T atualizado — exporte o ficheiro SAF-T mensalmente e guarde uma copia autonoma.
Para empresas no regime de contabilidade simplificada, as obrigacoes de arquivo sao igualmente aplicaveis, embora o volume documental seja tipicamente menor. A Vaz Contabilidade pode ajuda-lo a implementar um sistema de arquivo eficiente e conforme a legislacao.